새로운 시대를 준비하는 비즈니스의 힘 “스마트워크로 날개를 달자”:이 종익

스마트워크란 무엇인가?

요즘 스마트워크란 단어가 심심치않게 언론에 얘기되고있다. 스마트워크를 굳이 번역한다면 원격근무로 번역하고는 있지만 내용에 비해서는 표현이 약해 보인다. 스마트워크를 한마디로 정의한다면 “종래의 사무실 근무에서 벗어나 언제 어디서나 일할 수 있는 업무개념이다”라고 할 수 있다. 이러한 사무실환경 변화는 기존 조직을 가지고 신속하면서도 더 많은 업무 처리를 가능하게 한다. 스마트워크를 어떻게 도입하느냐에 따라서 큰 효과를 가질 수 있는 것이다.

그러나 대다수 자영업을 하시는 분들은 그것이 나와 무슨 상관인가라는 생각을 하는 것같다. 필자도 많은 중소기업의 대표분들에게 스마트워크 도입을 강력하게 권하는 편이지만 아직까지는 대다수는 지금 상태로도 할 것이 많은데 굳이 새로운 업무를 더 만들어야 하느냐고 손사래를 하신다.

구글캘리더 공유로 업무효율화를 이루어내고,,,, 스마트워크 도입으로 직원들과 목표의식 공유 이루어내...

스마트워크가 우리 회사에 정말 도움이 될 수 있을 가를 고민하는 분들에게 두 가지 사례를 말씀드리고자 한다. 이 사례를 들어보시면 도입에 대한 고민이 줄어들게 될거라 생각한다.

첫 번째는 ○○방문소득업체의 사례다. 10여명의 직원들과 함께 업체를 운영하는 대표는 평상시에 직원들의 스케줄관리와 영업상담전화로 인해 사무실을 비우기가 힘들었다. 그러다가 새로운 사업 제안이 들어왔으나 자신이 사무실을 비우면 업무처리가 힘들 것으로 판단해 좋은 기회임에도 불구하고 제안을 받아들일 수가 없었다.

그러던 중 구글캘린더의 활용이 문제해결을 해줄 것이라는 얘기에 자신을 비롯한 모든 직원들의 스케줄을 구글캘린더를 활용해 공유하게 되었다. 그 이후로 소독일정을 묻는 전화가 오면 굳이 사무실 컴퓨터를 확인하지 않아도 자신의 스마트폰을 열어 캘린더 확인만 해보면 자신 뿐만이 아니라 모든 직원들의 일정이 체크가 되어 전화를 받은 즉시 바로 스케줄을 잡게 되면서 보다 신속한 일 처리는 물론 사무실을 하루종일 지키고 있지 않아도 되었다. 그래서 지금은 새로운 사업구상도 구체적으로 진행하고 있다. 또한 직원들도 평상시에는 자신의 스케줄을 사무실에서 해결하다보니 급박한 업무의 변경에는 대처하기가 힘들었다. 그러나 지금은 업무일정을 구글 캘린더로 관리하면서 상황의 변화에 직원들도 스스로 유연하게 일처리 하게 되면서 업무중복에 따른 불만도 줄게 되었다.

두 번째는 ○○유기농두유제조업체의 이야기다. 이 업체의 대표는 사업 매출목표를 향상시킬 것을 고민하다가 SNS(Social Networks System)마케팅을 알게 되었다. 이 방법만이 문제해결이 가능하다는 판단에 대표 본인이 먼저 공부를 했고 회사에 본격적으로 도입하기로 했다.

먼저 직원들에게 노트북과 스마트폰을 지급하여 스마트워크 학습을 시작했다. 그러면서 하루에 트위터와 페이스북을 하루에 두 차례 이상, 그리고 공동으로 관리하는 구글의 스프레트시트에 직원들과 함께 하고픈 자신의 구호나 선언을 두 번 이상 기입하게 했다. 그리고 시트는 금요일이 지나면 대표가 직접 잠근 다음 매주 체크하여 그 성적을 직접 인사고과점수에 반영하였다.

처음에는 직원들 대부분이 생산직인 관계로 인해 일하고 집에 가서 쉬어야 하는데 추가로 쓸데없는 일까지 해야 하나며 불만을 가지던 분위기였다고 한다. 그러다가 이러한 활동들을 통해 점차 직원들이 자신이 공장에서 일하는 한 사람이 아니라 좋은 제품을 만들고 함께 새로운 문화를 만들어가는 공동체의 일원으로써 변화됨을 말하게 되었다한다. 처음에 대표 혼자 2년내 매출목표 100억 달성이라는 목표를 말 할 때 반신반의하던 분위기가 지금은 직원들 모두가 우리는 할 수 있다라는 확신으로 바뀌게 되었다고한다.

지금은 대표가 어디를 가더라도 항상 트윗을 하고 직원들은 대표 일정을 항상 확인하면서 대표님 수고하세요라는 리트윗을 해주는 여유까지 보여주고 있다. 관공서와 관련된 문서(아래한글)를 제외하고는 거의 모든 문서를 구글시트로 서서히 전환하면서 실시간 어디서나 스마트폰으로도 확인과 함께 즉시처리가 가능해졌다. 또한 트위터의 그룹기능을 활용하여 직원끼리 트윗을 공유해서 업무에 활용하는 것은 물론 이런 활동들이 곧 고객들과의 소통에 연결되면서 마케팅이 되는 두 마리 토끼를 잡고있다.

소통의 방법이 변화하고 있다.

기술의 변화는 가끔 의도하지 않은 세상의 변화를 가져온다. 500년전 인쇄기술의 발전은 성서의 대중적 보급을 가능하게하면서 종교혁명과 시민혁명을 촉발시키는 계기가 되었고 이것은 중세시대를 끝내게만들었다. 200년전 발명된 전신, 전화의 도입은 제국의 팽창정책을 열게 해주었고 전쟁의 역사를 국지전에서 세계대전으로 확장을 시키면서 결국 근대를 닫게하는 힘이 된다. 150년전 사진의 도입, 100년전 라디오, 텔레비전의 발명은 또 자본주의라는 또 다른 시대를 열게한다. 여기에서 봐야 할 것은 사람들의 소통방식 변화가 사회자체를 변화시킨다는 것이다. 사람들이 자기 의사를 전달하는데 같은 나라에 있으면서도 며칠 몇 달이 걸리던 상황이 지구 반대편의 이야기가 바로 지금 알 수 있는 시대에선 사람들의 사는 방식 자체도 변화할 수 밖에 없는 것이다.

우리는 또 한번 변화의 물결 앞에 와 있다. 그것은 인터넷이라는 매체의 등장이다. 기존 매체와 인터넷의 차이는 대화 방식이 다르다는데 있다. 기존 매체는 힘을 가지고 있는 사람들이 일방적인 형식(신문,방송,잡지 등)으로 하나의 소리로만 전달하는 방식이었다. 인터넷을 처음 설계한 미국국방부는 세계대전으로 인해 어느 곳이 마비가 되더라고 다른 곳의 서버를 통해 정보전달이 가능하도록 설계하였다. 인터넷은 등장 자체가 일대다라는 기존 언론방식이 아니라 다대다라는 새로운 방식을 지향하고 있는 것이다. 그래서 인터넷의 등장은 그 자체로 엄청난 혁명성을 가지는 것이다.

그런데 인터넷의 보급도 한참 지난 요즘 모든 오피니언리더들이 SNS와 스마트워크에 열중하는가? 그것은 스마트폰의 보급때문이다. 기존의 인터넷은 소위 인터넷환경을 잘 갖춰놓은 곳에서 가능했었다. 그러다보니 소수의 컴퓨터사용자 위주로 발전될 수 밖에 없었다. 그래서 한때 IT벤처열풍이 불기는 했지만 사회 자체를 바꾸기에는 한계가 있었던 것이다. 이런 상황에서 스마트폰의 등장은 소수의 컴퓨터를 잘 하는 사람들만이 생산자로 존재했던 인터넷을 일반인들도 생산자로 참여하는 계기를 만들어 준 것이다. 이러한 변화가 가져온 변화는 여러군데서 보여진다. 오바마의 당선, 중동민주화, 언론보다 더 빠르게 소식을 전하는 트위터 등의 SNS도구들,,, 며칠전 전국적인 정전사태에서 보듯 실시간으로 모든 지역의 정전사태가 언론보다 더 빠르게 트위터를 통해 전해지면서 정부가 어쩔 수 없을 정도로 다양한 소식이 퍼지게 되는 것이다. 이러한 사실에서 보듯 이전의 통제위주로 전달되는 일방적 소통 방식이 모든 사람이 정보전달자가 되고 또한 모든 사람이 듣는 방식으로 바뀌고 있는 것이다.

이러한 대화방식의 변화는 당연히 사람들이 일하는 방식도 변화

피할 수 없거든 즐겨라라는 말이 요즘 많이 회자되고있다. 너무나도 빠른 시대의 변화 속에 도대체 나는 어디에 서 있는가를 생각하기도 힘들다고 많은 분들이 얘기하시는 것 같다. 특히 자영업자분들을 만나면 거의가 장사가 안된다는 말씀을 하시면서 도대체 어떻게 해야할지를 모르겠다고 하신다. 세상이 엄청난 기술변화로 인해 모든 사람들이 행복하게 살 것이라는 장밋빛 환상을 과학기술 언론들이 쏟아내지만 정작 우리들이 느끼는 실제의 느낌은 더 힘들다고 느껴지게 되는 것은 왜일까?

그것은 우리 시대의 과학기술의 발달이 오히려 개인의 소외를 더 가중시키게 되기 때문이다. 기존의 관계개념에서 이루어지던 경제생산구조가 바뀌고 있다는 것이다. 이러한 소외를 극복할 수 있는 방법은 새로운 새로운 관계를 받아들이고 적응하는 방법밖에는 없는 것이다. 스마트워크를 도입하는 데 가장 어려운 점이 무엇일까라는 조사에서 대다수의 사람들이경영진들의 선입견이라고 대답을 하였다. 일은 직장에서 가정은 쉬는 공간이라는 선입견을 말하는 것이다. 새로운 시대가 왔음을 깨닫고 그러한 환경에 적응할 수 있는 훈련을 한 집단과 그냥 있는 그대로의 습성들을 가지고 행동을 했던 집단의 경쟁력이 어디가 나을 것이라는 것은 물어볼 필요가 없는 질문이다. 이제 스마트워크의 도입은 시대에 적응하고 앞서나가려는 조직에게는 필요불가결한 문제인 것이다.

그럼 스마트워크를 어떻게 도입할 것이가라는 문제가 남는다.

가장 중요한 것은 대표를 비롯한 경영진이 먼저 개념을 이해하고 도입을 검토해야한다. 경영진이 개념도 이해하지 못한 채 남이 해야하니까 우리도 한다는 식의 접근은 직원들도 불필요한 것을 더하는 문제로 접근함으로써 결국 불필요한 지출이라는 결론으로 이르게 된다.

그 다음 기본적인 도구들 - 구글문서도구, 트위터, 페이스북, 카페, 블로그 등의 다양한 방식과 무료 활용도구들을 사용해 업무에 도입 성과를 측정하면서 점차 확대하는 자세가 필요하다. 사용할 수 있는 도구는 다양하게 많지만 자기 조직이 가장 잘 활용할 수 있는 도구를 찾는 것이 중요하다. 위에서의 예에서 들었지만 단지 구글캘린더 하나만 도입했는데도 큰 효과를 볼 수 있는 사례가 있는 것이다.

난 요즘 예견한다. 스마트워크의 성장은 이제 시작이라는 것을... 아마 내년에 폭발적인 스마트워크의 성장을 우리는 보게 될 것이다. 그때를 준비하고 한국 IT의 새로운 힘을 만들어갈 수 있도록 통찰력과 개방된 자세로 스마트워크를 접근해야 할 것이다.

글쓴이 이종익(소셜비즈디자이너)

1963년 서울 출생, (주)한국독서교육 등 다양한 회사의 기획을 담당하였으며 마케팅 및 사업계획 수립을 10년 이상 해왔다. 현재는 1인창조기업가로 활동하면서 SNS강좌와 마케팅 프로젝트를 담당하고있다. 매주 토요일 무료 SNS를 가르치는 봉사활동과 프리랜서클럽이라는 커뮤니티도 운영을 하고있다.